Компания - заказчик
Один из ведущих технологических вузов России, специализирующихся в области машиностроения.
Функциональная область внутри организации
Цифровизация основного вида деятельности университета – образовательной.
Проблематика, которую решает продукт/услуга
Проблематика заключалась в отсутствии удобного, централизованного и интегрированного решения для предоставления студентам и сотрудникам доступа к необходимым сервисам и информации, а также в недостаточной автоматизации и оптимизации связанных с этим процессов. Решение: Сервис «ЮНИВУЗ-3. Многофункциональный центр (мой деканат)», разработка Личных кабинетов для студентов и работников решила эти проблемы путем адаптации и доработки существующих систем, интеграции данных и внедрения новых функциональных возможностей.
Было до внедрения решения
1. Неэффективность и сложность процессов получения документов и услуг для студентов и сотрудников:
- Трудоемкость получения справок и услуг: Заявки на справки требовали личного обращения или сложных процедур, требующих времени и участия различных сотрудников.
- Отсутствие единой точки доступа: Не было единого портала или системы, объединяющей все необходимые сервисы и информацию для студентов и сотрудников.
2. Отсутствие удобных инструментов для взаимодействия с университетом:
- Устаревшие способы коммуникации: Отсутствие централизованного канала для получения актуальной информации, новостей и объявлений.
- Ограниченные возможности отслеживания статуса заявок: Невозможность оперативно узнать статус поданных заявок и получать уведомления.
3. Отсутствие возможности использования электронной подписи в 1С:
- Необходимость физического подписания: Отсутствие возможности подписания документов в электронном виде требовало печати, подписания и сканирования документов, замедляя процессы и увеличивая бумажную нагрузку.
- Ограничения юридической значимости: Документы, подписанные физически, имеют ограничения по юридической значимости в электронном формате.
Решение
Требовалось адаптировать и доработать личные кабинеты и сервисы, чтобы учесть особенности университета и предоставить пользователям удобный и функциональный инструмент.
1. Подготовлена и развернута аппаратная и программная инфраструктура для реализации этапов «дорожной карты».
2. Внедрен и запущен в эксплуатацию базовый модуль платформы «ЮНИВУЗ-3», включающий в себя следующие сервисы и модули:
- «ЮНИВУЗ-3. Личные кабинеты работников»
- Просмотр страницы, содержащей основную информацию о работнике, образовании и повышениях квалификации.
- Работа с другими сервисами в зависимости от выданных прав доступа.
- «ЮНИВУЗ-3. Личные кабинеты обучающихся»
- Просмотр базового учебного плана, графика учебного процесса и матрицы компетенций.
3. Внедрен и запущен в эксплуатацию сервис, обеспечивающий электронный документооборот между студентом и вузом – «ЮНИВУЗ-3. Многофункциональный центр (мой деканат)». Сервис обладает следующим функционалом:
- Возможность заказать справку в ЛК обучающегося: о подтверждении обучения, об обучении (академическая), справка-вызов, справка о периоде обучения и т.д.
- Возможность подать заявление в ЛК обучающегося: на смену ФИО, на дистанционное обучение, на предоставление академического отпуска и т.д.
- Возможность в электронном виде дистанционно согласовать обходной лист, комплект документов для поездки на мероприятие.
- Обработка заявок и заявлений сотрудником дирекции/деканата.
- Отслеживание статуса заявки студентом из Личного кабинета.
- Возможность выбрать вид получения справки: в ЛКС или лично в деканате/дирекции.
- Хранение и учет истории заявок.
- Использование ЭЦП (простой и усиленной).
- Настройка ролей пользователей при согласовании документов.
- Гибкая настройка доступа к модулю.
- Возможность получения обратной связи и уточнения информации по продвижению заявки в комментариях.
- Возможность получения уведомлений об изменении статуса заявки и наличии в ней непрочитанных комментариев.
- Возможность редактирования шаблонов печатных форм документов.
- Возможность добавления/редактирования новых типов заявок через справочники и конструктор.
4. Интеграция МФЦ с 1С: Автоматизация процессов вуза
Интеграция МФЦ с системой «1С: Университет ПРОФ» (далее – 1С) существенно оптимизирует ряд ключевых студенческих процессов, автоматизируя документооборот и взаимодействие с единой системой предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).
Ключевые аспекты интеграции:
- Единый центр управления выгрузками: В разделе «Администрирование» системы 1С создан специализированный модуль «Синхронизация ЮНИВУЗ», включающий подраздел «МФЦ». Здесь настраиваются автоматические выгрузки данных в модуль МФЦ «ЮНИВУЗ-3» по расписанию, а также инициируется создание соответствующих заявок в 1С на основе данных из МФЦ.
- Автоматизация заявок на оформление практик:
- Новые заявки на практику, поданные через МФЦ, автоматически загружаются в 1С, заполняя соответствующие поля в разделе «Практика» – «Заявка обучающегося на оформление практики».
- Система отслеживает и выделяет новые заявки (желтым цветом) для оперативной обработки.
- Введены статусы заявок: «Загружено» (первичная загрузка из МФЦ) и «Закрыто» (успешная обработка).
- Автоматизация справок об обучении:
- Заявки на получение справок об обучении из МФЦ автоматически попадают в 1С (раздел «Управление студенческим составом» – «Управление персоналом» – «Справка об обучении в образовательном учреждении»), с автозаполнением данных.
- Новые заявки визуально выделяются для оператора.
- Внедрена многоступенчатая система статусов: «Загружена», «Взята в работу», «Согласована», «Закрыта», отражающая полный цикл обработки заявки.
- Структурирована форма заявки с вкладками: «Основные» (информация об обучающемся, пожелания, визирующий/ответственный), «Выводить на печать», «Дополнительная информация», «История студента», «Файлы» (для загрузки подписанных справок).
- Реализованы гибкие маршруты согласования в зависимости от выбранного способа подписания справки (физическая подпись с последующей загрузкой скана или электронная подпись с автоматическим подписанием).
- Автоматизация выписок из приказа о зачислении:
- Функционал и маршруты обработки заявок на выписку из приказа о зачислении полностью аналогичны обработке справок об обучении, обеспечивая такую же степень автоматизации и контроля.
- Создан отдельный раздел «Выписка из приказа о зачислении» в «Управление студенческим составом» – «Управление персоналом».
Данная интеграция позволяет значительно сократить ручной труд сотрудников вуза, минимизировать ошибки, ускорить предоставление документов обучающимся и повысить общий уровень сервиса.
Стало
Список сервисов и удобств, которые были внедрены в рамках разработки:
1. Для студентов и сотрудников:
- Единый личный кабинет: централизованная точка доступа к необходимым сервисам и информации.
- Просмотр информации об успеваемости: доступ к информации об оценках, зачетах и академической успеваемости.
- Просмотр финансовой информации: информация о платежах, стипендиях и других финансовых операциях.
- Расписание занятий: удобный просмотр личного расписания занятий.
- Заказ справок: возможность подачи заявок на различные виды справок в электронном виде.
- Интеграция с 1С: обеспечение обмена данными между личным кабинетом и системами 1С (Университет ПРОФ, БГУ).
- Возможность подписания документов электронной подписью: интеграция с системой электронной подписи для подписания документов в электронном виде.
2. Для администраторов и сотрудников университета:
- Управление заявками на справки: удобный интерфейс для обработки и выполнения заявок на справки.
- Управление доступом к информации: контроль прав доступа к различным сервисам и информации.
- Интеграция с учетными системами: автоматический обмен данными между личным кабинетом и другими системами университета.
3. Общие удобства и улучшения:
- Удобный и интуитивно понятный интерфейс: дружелюбный интерфейс, облегчающий использование системы.
- Автоматизация процессов: автоматизация рутинных операций и сокращение времени на выполнение задач.
- Улучшенная система поиска: возможность быстрого поиска необходимой информации.
- Адаптация к требованиям университета: кастомизация системы в соответствии со специфическими потребностями вуза.
Эффект от внедрения.
До внедрения
- Процессы были трудоемкими и занимали много времени.
- Информация была разрозненной и труднодоступной.
- Автоматизация была недостаточной, что приводило к ошибкам и задержкам.
- Пользовательский опыт был неудовлетворительным.
После внедрения
Внедрение платформы позволило значительно упростить взаимодействие студентов и сотрудников с университетом, автоматизировать многие процессы и улучшить общее качество обслуживания.
Личный кабинет работника:
Личный кабинет работника: Расписание занятий (без расписания):
Личный кабинет работника: Расписание занятий (с расписанием):
Переход из профиля работника: Личный кабинет обучающегося:
Переход из профиля работника: Успеваемость в Личном кабинете обучающегося:
Личный кабинет работника: МФЦ - список поданных заявок:
Личный кабинет работника: МФЦ - отдельная заявка:
Личный кабинет работника МФЦ: отдельная заявка вкладка Общие сведения:
Личный кабинет обучающегося (свернутое меню):
Личный кабинет обучающегося (раскрытое меню):
Личный кабинет обучающегося: Расписание занятий (без расписания):
Личный кабинет обучающегося: Расписание занятий (с расписанием):
Личный кабинет обучающегося: Образование (учебный план):
Личный кабинет обучающегося: Образование (график учебного процесса):
Личный кабинет обучающегося: Успеваемость:
Личный кабинет обучающегося: МФЦ Мои заявки:
Личный кабинет обучающегося: МФЦ Подать заявку:
Мои финансы: Главная:
Мои финансы: История платежей по договору:
Мои финансы: Информация о договоре:
Мои финансы: Скачать квитанцию:
Интеграция с 1С
Раздел для настройки выгрузок:
Список заявок на оформление практики (с индикацией необработанных – отмечены желтым):
Форма заявки на оформление практики с автоматически заполненными полями:
Список справок на оформление справки об обучении:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Вкладка «Основное» - «Информация об обучающемся»:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Вкладка «Основное» - «Пожелания обучающегося»:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Вкладка «Файлы» с загруженными сканами подписанной физической подписью справки:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Вкладка «Файлы» со сформированными после подписания усиленной ЭП файлами:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Кнопка «Согласовать» для согласующего:
Форма заявки на формирование справки об обучении после согласования согласующим:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Кнопка «Закрыть (в ЛК ЮНИВУЗ)» для оператора:
Форма заявки на формирование справки об обучении. Кнопка «Подписать» для подписанта:
Форма выбора сертификата ЭП:
Форма ввода пароля сертификата ЭП:
