Кейс: Внедрение и доработки сервиса «ЮНИВУЗ-3. Назначение на стипендии и другие формы материальной поддержки»

Компания - заказчик

Медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации 

 

Функциональная область внутри организации

Цифровизация основного вида деятельности университета – образовательной.

 

Проблематика, которую решает продукт/услуга

Переход на версию сервиса «ЮНИВУЗ-3. Назначение на стипендии и другие формы материальной поддержки» решает проблемы версии «ЮНИВУЗ-2», предоставляя более гибкую, функциональную, удобную и производительную систему для автоматизации процесса назначения стипендий и других форм материальной поддержки. Она фокусируется на предоставлении большего контроля и возможностей настройки для вуза, улучшении взаимодействия со студентами и повышении эффективности управления стипендиальным фондом.

 

Было до внедрения решения в версии ЮНИВУЗ-2

1. Ограничения и негибкость бизнес-логики назначения стипендий.
2. Ограниченные возможности настройки и администрирования.
3. Отсутствие функционала для подачи заявок студентами на «социальную и материальную помощь» (СС, ПСС, МП, ЕМП).
4. Ограниченные возможности для коммуникации и обратной связи.
5. Низкая производительность.

 

Решение 

Было принято решение модернизировать существующую систему управления стипендиальным фондом, учитывая недостатки и ограничения «ЮНИВУЗ-2» и растущие потребности вуза в эффективном и гибком инструменте для управления стипендиальным обеспечением. Это решение было основано на анализе текущих потребностей, перспективных задач и возможностей, предоставляемых современными технологиями.

1. Подготовлена и развернута аппаратная и программная инфраструктура для реализации этапов «дорожной карты».
2. Внедрена и запущена в эксплуатацию новая версия сервиса «ЮНИВУЗ-3. Назначение на стипендии и другие формы материальной поддержки». Сервис  реализован в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2016 г. N 1390 «О формировании стипендиального фонда» и Приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 27.12.16 г. №1663 «Об утверждении Порядка назначения государственной академической стипендии и (или) государственной социальной стипендии…» и включает функционал, обеспечивающий:

• Назначение на стипендию и другие формы материальной поддержки:

                - С использованием бизнес-правил (государственная академическая стипендия и ее повышение, государственная социальная стипендия и ее повышение, материальная помощь и единовременная материальная помощь).

                - С использованием конструктора приказов.

• Мониторинг, аналитическую отчетность.

Стало

1.  Настройки:

• Гибкая настройка доступа к модулю с возможностью ограничения доступа к назначению на конкретные типы стипендий, работе с настройками, справочниками и т.д.
• Настройки шаблонов печатных форм протоколов и приказов для различных типов стипендий.
• Настройка через справочники: 

             - Типов назначаемых стипендий (с возможностью настройки уровней подготовки для основных типов стипендий, добавления именных стипендий учебного заведения).

             - Коэффициентов и критериев для назначения на стипендии с возможностью набора правил назначения под каждый коэффициент.

             - Квот по направлениям для назначения на повышенную государственную академическую стипендию с возможностью настройки квот на отдельный факультет и на весь вуз.

             - Сроков назначения на повышенную государственную академическую стипендию для открытия конкурса на ПГАС.

             - Текста решений СК по правилам.

             - Группировки списков обучающихся по типам стипендий.

             - Категорий и типов достижений (типы достижений по нескольким уровням).

             - Форматов экспорта печатных форм.

 

        2. Добавление фильтров для ГАС (семестры, дерево).

        3. Разделение на расширенное и базовое портфолио (убираем справочники в Контингенте, переносим все в Стипендии).

        4. Вынесение заявлений отдельно от достижений в расширенном портфолио.

        5. Добавление в модуле «Стипендии» отдельного раздела «Контингент» для работы с обучающимися.

        6. Добавление функционала для добавления студентами соц. категорий и заявлений на СС/МП.

        7. Добавление функционала комментариев.

        8. Доп. отчеты (Претенденты на стипендию, Мониторинг стипендиального обеспечения для Минобрнауки).

        9. Быстродействие.

 

 Эффект от внедрения. 
До внедрения

До внедрения версии «ЮНИВУЗ-3», унаследованного от предшествующей версии «ЮНИВУЗ-2», процесс назначения стипендий и материальной поддержки сталкивался с ограничениями устаревшей архитектуры и функциональности. Это выражалось в высоких трудозатратах на ручные операции, ограниченной гибкости в настройке бизнес-правил, сложностях с интеграцией с другими системами ВУЗа, а также ограниченных возможностях аналитики и формирования отчетности, что в целом снижало эффективность управления стипендиальным фондом и создавало неудобства для сотрудников и студентов.

После внедрения

Внедрение новой версии сервиса обеспечило повышение эффективности, прозрачности, справедливости и управляемости процесса назначения стипендий и других форм материальной поддержки, что привело к улучшению качества обслуживания студентов, оптимизации использования ресурсов и укреплению репутации вуза.