Кейс: Внедрение цифровой платформы ЮНИВУЗ-3 в Техническом университете

Компания - заказчик

Один из ведущих технологических вузов России, специализирующихся в области машиностроения.

Цифровизация основных видов деятельностей университета – образовательной, научной, административно-хозяйственной.

 

Проблематика, которую решает продукт/услуга

Проблема: отсутствие единой архитектуры информационных систем и цифровых сервисов (единой цифровой платформы), обеспечивающей, в том числе, гибкую и безопасную интеграцию с внешними цифровыми системами и сервисами. Решение: «ЮНИВУЗ-3» стал ядром единой цифровой архитектуры Технического университета. Позволил создавать сервисы под любую задачу по единым правилам, используя сервисную модель и продуктовую логику. В процессе внедрения «ЮНИВУЗ-3» произведен реинжиниринг и оптимизация процессов университета.

 

Было до внедрения решения

В университете отсутствовала единая цифровая экосистема приложений и сервисов, направленных на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов, призванная повысить производительность труда сотрудников, сократить «бумажную» работу и минимизировать дублирование данных и сущностей. Уровень цифровизации характеризовался как «лоскутный», требовалась систематизация и комплексное развитие. Данные дублировались, доступ к ним был затруднен, отсутствовало единое окно доступа, а также личные кабинеты пользователей.

 

Решение 

1. Проведен аудит цифровой зрелости университета, по итогам которого выработаны пути дальнейшего системного развития на базе единой платформы, сформирована «дорожная карта». В качестве основной платформы построения экосистемы выбрана цифровая платформа «ЮНИВУЗ-3», разработанная на базе микросервисной архитектуры и предназначенная для эффективного управления ключевыми процессами вуза.

2. Подготовлена и развернута аппаратная и программная инфраструктура для реализации этапов «дорожной карты».

3. Внедрен и запущен в эксплуатацию базовый модуль платформы «ЮНИВУЗ-3», включающий в себя следующие сервисы и модули:

        - «ЮНИВУЗ-3. Управление контингентом»:

• Просмотр личной карточки студента с возможностью изменения сведений. Карточка содержит информацию об основных сведениях обучающегося, успеваемости, достижениях, стипендиях, назначение обучающего на социальные выплаты по установленной социальной категории, приказах/распоряжениях, справках, стипендиальных картах и воинском учете.
• Формирование и предоставление списков студентов.
• Поиск информации о студентах при помощи фильтров.
• Формирование и вывод на печать типовых отчетов.
• Добавление нового физического лица.
• Настройка отображаемого пользователю табличного списка путем выбора столбцов для отображения.
• Сохранение наборов фильтров в системе.

 

       - «ЮНИВУЗ-3. Проектирование образовательного процесса» (заполнение учебных планов, графиков учебного процесса и пр.):

• Управление справочником образовательных стандартов
• Управление справочником образовательных программ
• Управление справочником компетенций по образовательным программам
• Ведение учебных планов по образовательным программам (в т.ч. график учебного процесса, базовый учебный план, матрица компетенций)
• Контроль соблюдения ограничений образовательных стандартов

 

       - «ЮНИВУЗ-3. Базовые Справочники» - сервис предназначен для ведения и актуализации информации в справочниках, предназначенных для хранения справочной информации об однотипных объектах.
 

       - «ЮНИВУЗ-3. Личные кабинеты работников»

• Просмотр страницы, содержащей основную информацию о работнике, образовании и повышениях квалификации.
• Работа с другими сервисами в зависимости от выданных прав доступа.

 

        - «ЮНИВУЗ-3. Личные кабинеты обучающихся»

• Формирование портфолио.
• Просмотр базового учебного плана, графика учебного процесса и матрицы компетенций.
• Просмотр новостей и объявлений

 

         - «ЮНИВУЗ-3. Система прав доступа» - сервис интеграции с кадровой учетной системой позволяет импортировать данные по API в систему ЮНИВУЗ-3. из кадровой учетной системы вуза, например, из 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения с заданной периодичностью.
 

         - «ЮНИВУЗ-3. Модуль интеграции с ГИС СЦОС» предназначен для автоматизации передачи данных из информационной системы в государственные информационные системы, обеспечивающие сбор и обработку сведений об образовательных программах.
 

         - «Модель интеграции с ФИС ГИА (подсистема витрина данных)»
 

         - «ЮНИВУЗ-3. Система информирования обучающихся и работников» - сервис предназначен для взаимодействия обучающихся и работников образовательной организации, отправления и получения новостей и объявлений в Личном кабинете работника, получения новостей и объявлений в Личном кабинете студента.
 

         - «ЮНИВУЗ-3. Аудиторный фонд» - сервис предназначен для учета аудиторного фонда образовательных организаций высшего образования,  включает следующие функциональные возможности: 

• Возможность добавлять, редактировать и просматривать информацию о зданиях (корпусах) вуза. 
• Возможность добавлять редактировать и просматривать информацию об аудиториях вуза.
• Расширенный поиск по характеристикам аудитории.
• Настройка фильтров и колонок списка аудиторий.
• Добавление дополнительных полей в карточку здания.
• Добавление дополнительных полей в карточку аудитории.
• Добавление пользовательских справочников (для дополнительных полей).
• Настройка разделов карточки аудитории (вкладки карточки).
• Настройка подразделов карточки аудитории (подразделы вкладок).
• Гибкая настройка доступа к модулю.

 

4.  Внедрены и запущены в эксплуатацию сервисы по проведению контроля ведения образовательного процесса:

• «ЮНИВУЗ-3. Промежуточный контроль»  - сервис для ввода, хранения, изменения информации о результатах освоения дисциплины обучающимися, формирования сводных ведомостей и ведомостей по дисциплинам.
• «ЮНИВУЗ-3. Перезачет оценок» 
• «ЮНИВУЗ-3. Текущий контроль» - сервис предназначен  для учета баллов текущей успеваемости студентов.
• «ЮНИВУЗ-3. Расчет учебной нагрузки» - сервис предназначен для расчета и контроля исполнения учебной нагрузки по университету на учебный год

 

5. Внедрена система единой учетной записи на базе решения «Trusted.ID», позволяющая создавать как собственные учетные записи (логины и пароли), так и работать со сторонними провайдерами (AD, ВКонтакте, Google и др.).
 

6. Внедрены и запущены в эксплуатацию ряд сервисов по цифровизации научной деятельности:

• «ЮНИВУЗ-3. Публикационная активность» - сервис предназначен для учета публикационной активности сотрудников университета.
• «ЮНИВУЗ-3. Управление НИОКР» - сервис предназначен для создания, контроля исполнения и реализации документов по научной деятельности ВУЗа: партнерские соглашения, грантовая деятельность и лицензионные договора.

 

7. Внедрены и запущены в эксплуатацию сервисы по проектированию образовательного процесса и подготовки к аккредитации образовательных программ вуза, такие как:

• «Конструктор учебных планов»
• «Конструктор образовательных программ»
• «Конструктор рабочих программ и ГИА»

 

8. Внедрены и запущены в эксплуатацию сервисы, обеспечивающие автоматизацию процесса выпуска:

      - «ЮНИВУЗ-3. Государственная итоговая аттестация (ГИА)» - сервис предназначен для автоматизация работы с документами, связанными с государственной итоговой аттестацией:

• формирование приказов о составе ГЭК, о допуске к ГИА, о выпуске из образовательной организации, 
• формирование протоколов ГИА и дипломов обучающихся,
• формирование отчета ГАК и отчета, направляемого в ФИС ФРДО.

 

      - «ЮНИВУЗ-3. Учёт бланков дипломов и приложений»  - сервис предназначен для учета бланков дипломов и приложений к диплому, которые образовательные организации приобрели у предприятия изготовителя.
 

9. Внедрен и запущен в эксплуатацию сервис, обеспечивающий электронный документооборот между студентом и вузом – «ЮНИВУЗ-3. Многофункциональный центр (мой деканат)». Сервис обладает следующим функционалом:

• Возможность заказать справку в ЛК обучающегося: о подтверждении обучения, об обучении (академическая), справка-вызов, справка о периоде обучения и т.д. 
• Возможность подать заявление в ЛК обучающегося: на смену ФИО, на дистанционное обучение, на предоставление академического отпуска и т.д. 
• Возможность в электронном виде дистанционно согласовать обходной лист, комплект документов для поездки на мероприятие. 
• Обработка заявок и заявлений сотрудником дирекции/деканата. 
• Отслеживание статуса заявки студентом из Личного кабинета. 
• Возможность выбрать вид получения справки: в ЛКС или лично в деканате/дирекции. 
• Хранение и учет истории заявок. 
• Использование ЭЦП (простой и усиленной). 
• Настройка ролей пользователей при согласовании документов.
• Гибкая настройка доступа к модулю.
• Возможность получения обратной связи и уточнения информации по продвижению заявки в комментариях.
• Возможность получения уведомлений об изменении статуса заявки и наличии в ней непрочитанных комментариев.
• Возможность редактирования шаблонов печатных форм документов.
• Возможность добавления/редактирования новых типов заявок через справочники и конструктор.

 

10.   Выполнены программные интеграции при помощи API с другими цифровыми решениям ТУ – «1С», «Приём», «Эффективный контракт», «Зарплатный лист», «Дни рождения» и др.

 

Стало

1. Создана единая цифровая платформа на базе «ЮНИВУЗ-3», позволяющая выстроить вокруг себя всю экосистему вуза.

2. Создана система единой учетной записи

3. Созданы личные кабинеты сотрудника и студента, выступающие средой единого доступа ко всем нужным сервисам и функциям.

4. Выработана единая архитектура построения и хранения данных.

5. При переходе на платформу устранено большое количество ошибок в данных.

6. Внедрена система управления правами доступа к сервисам и данным, существенно повышен уровень информационной безопасности.

7. Созданы и внедрены ряд абсолютно новых сервисов, обеспечивающих цифровизацию отдельных процессов образовательной, научной и административной деятельностей вуза.

8. Цифровизировано большинство образовательных процессов вуза на всех этапах – приём, проектирование и планирование, ведение, выпуск.

9. Проведены программные интеграции с другими системами вуза и государственными системами.

 

Эффект от внедрения. 
До внедрения

Отсутствие личных кабинетов пользователей.

«Лоскутная автоматизация».

• Отсутствие единой учетной записи для доступа к системам и сервисам.
• Отсутствие платформы для построения цифровой экосистемы университета.
• Отсутствие автоматизации и цифровизации многих процессов.

После внедрения

• Единое окно входа для доступа к сервисам и системам, управляемый доступ.
• Единая архитектура данных и систем.
• Более 10 абсолютно новых цифровых сервисов и модулей.
• Выработан путь развития на долгосрочную перспективу на базе современной платформы, обеспечен системный подход.